ISO 15489 Records management
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Entorno normativo : explica la importancia de reflejar el entorno normativo de los procesos en las organizaciones. Además ofrece una metodología para el diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos auténticos, íntegros y confiables.
Recoger información desde fuentes documentales y entrevistas. En primer lugar deberemos identificar el marco legal que repercute sobre las operaciones que realiza la organización, los miembros internos y externos de la misma, las normas comerciales, sociales y éticas a las que se espera que haga frente, el tipo de trabajo llevado a cabo, la cultura corporativa para conocer por qué y cómo trabaja la organización y los factores que afectan a sus prácticas de gestión de documentos. En caso de que exista, realizaremos una comparativa con los requerimientos establecidos en el paso anterior. PASO C: IDENTIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS EN MATERIA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS El objetivo de este paso es identificar los requerimientos que debe cumplir la organización y documentarlos de forma estructurada con el fin de garantizar y guardar evidencia de sus actividades.
ISO 15489 Records management - El personal debería recibir una formación continua.
QUÉ ES LA NORMA ISO 15489 Se trata de la primera norma internacional en el campo de la gestión de documentos, publicada en 2001 para conseguir una adecuada gestión de los documentos de archivo de una organización. METODOLOGÍA DE LA NORMA La norma indica que deberemos seguir ocho pasos, descritos a continuación. PASO A: INVESTIGACIÓN PRELIMINAR El objetivo principal de este paso es identificar y documentar el papel de nuestra organización, lo que nos dará una visión general de los puntos fuertes y débiles en las prácticas de gestión de documentos de nuestra organización, la actividad que desempeña y sus principales partes componentes. Para llevar a cabo esta investigación deberemos realizar 4 tareas, para las cuales necesitaremos acceder a las fuentes de información internas, externas y a personal con un alto conocimiento de la organización. Determinar el alcance de la investigación. En primer lugar deberemos identificar el marco legal que repercute sobre las operaciones que realiza la organización, los miembros internos y externos de la misma, las normas comerciales, sociales y éticas a las que se espera que haga frente, el tipo de trabajo llevado a cabo, la cultura corporativa para conocer por qué y cómo trabaja la organización y los factores que afectan a sus prácticas de gestión de documentos. Podremos recavar esta información identificando la organización y su contexto administrativo, legal, normativo y comercial e identificando la cultura corporativa. Recoger información desde fuentes documentales y entrevistas. Consiste en documentar el contexto de la organización. Para ello comprobaremos previamente si ya se ha realizado algún análisis corporativo de la misma. Si con este material y nuestro conocimiento no podemos documentar el contexto de la organización, acudiremos a las fuentes documentales internas página web de la organización, informes anuales, planes corporativos y políticas y procedimientos internos y externas legislación relacionada con la gestión de documentos y las funciones administrativas; normativas que afecten a la organización; informes y directrices emitidos por una auditoría, atención de quejas u otras entidades; normas relevantes para la organización. Una vez tenemos la información necesaria deberemos validarla mediante una entrevista con el personal de la misma. Los pasos que seguiremos serán: determinar a quién vamos a entrevistar mediante el organigrama de la organización , organizar la entrevista duración , preparar las cuestiones, conducir la entrevista lugar, uso de grabadora y redactar notas. Reunir un registro que identifique todas las fuentes consultadas y las notas relacionadas con cada una de éstas. Éste deberá recoger los principales resultados de la investigación preliminar y recomendaciones acerca del alcance, realización y viabilidad del proyecto de gestión de documentos. PASO B: ANÁLISIS DE LA ACTIVIDAD DE LA ORGANIZACIÓN El objetivo de este paso es establecer un modelo que identifique qué hace la organización y cómo trabaja. El resultado de este análisis nos indicará la relación entre las actividades de la organización y los documentos producto y evidencia de las mismas. También deberemos tener en cuenta los objetivos y estrategias de la organización, causantes a largo plazo de la producción de documentos. Distinguimos tres etapas: Etapa 1. Recoger información desde fuentes documentales y entrevistas. Deberemos acudir al registro de fuentes realizado en el paso anterior, que nos proporcionará información de lo que hace la organización y cómo. Por ejemplo, los manuales de procedimientos o la legislación. Identificar y documentar cada función, actividad y transacción. Se recomienda seguir los siguientes pasos: usar las fuentes para identificar los objetivos y estrategias de la organización; conceptualizar las funciones generales de la organización; identificar las actividades que componen las funciones documentadas, identificar las transacciones asociadas con cada actividad e identificar los documentos generados como fruto y evidencia de las transacciones detectadas en el paso anterior; comprobar los resultados obtenidos. Desarrollar el sistema de clasificación de la actividad desempeñada por la organización y el mapa de procesos de la misma. La estructura del sistema de clasificación consiste en tantos niveles como complejidad de las funciones de la organización. Debe haber un 1er nivel que comprenda todas las funciones, de cada una de las cuales cuelgan las actividades relacionadas con ésta 2º nivel. Y de cada actividad derivan las transacciones y procesos necesarios para llevarlas a cabo 3er nivel. El sistema de clasificación también debe incluir información sobre legislación y sobre riesgos asociados con cada función o actividad. PASO C: IDENTIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS EN MATERIA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS El objetivo de este paso es identificar los requerimientos que debe cumplir la organización y documentarlos de forma estructurada con el fin de garantizar y guardar evidencia de sus actividades. La naturaleza de la organización y el contexto en el que opera dictará si es necesario crear evidencias, de qué tipo y forma y su duración. Existen dos tipos de requerimientos funcionales, los internos implicados por el entorno comercial o sociopolítico y los externos definidos explícitamente en leyes, normativas y otros instrumentos de autoridad. La identificación de los requerimientos proporciona la base para la creación, mantenimiento y disposición de documentos, el diseño de sistemas que capturen y mantengan documentos y medir el funcionamiento de los sistemas existentes. El proceso consta de tres etapas: Etapa 1. Analizar fuentes de información relevantes. Éstas son las internas, las externas y el personal de la organización. Cada una aportará una información diferente, por lo que será tratada de forma distinta. Éstas pueden estar disponibles online, permitiéndonos realizar búsquedas, o impresas. También podemos examinar las políticas corporativas y procedimentales y realizar una entrevista al personal. Si se producen cambios en las necesidades de la organización, deberá evaluarse e identificarse de nuevo estos requerimientos. Documentar los requerimientos identificados. Identificados los requerimientos, hay que documentarlos para poder utilizarlos. Éstos tienden a cambiar y habrá que actualizarlos periódicamente, por lo que el formato deberá ser fácil de mantener. Para documentar los requerimientos podemos emplear hojas de cálculo, bases de datos o tablas y plantillas realizadas con procesadores de texto. Tendremos que decidir el tipo de información que registraremos, su estructura y cómo representaremos los enlaces. Normalmente deberemos incluir el nombre de la fuente, la fecha en que entra en vigor, una descripción, el párrafo, cláusula, etc. Una vez identificados los requerimientos, obtendremos un listado de requerimientos, los riesgos, un marco de trabajo intelectual que respalda las decisiones de valoración y disposición, las limitaciones organizacionales y los pasos D, E y F, descritos a continuación. PASO D: EVALUACIÓN DE LOS SISTEMAS EXISTENTES El objetivo principal es comprobar si nuestra organización posee algún sistema de gestión de documentos. En caso de que exista, realizaremos una comparativa con los requerimientos establecidos en el paso anterior. Identificar los sistemas de información existentes en nuestra organización. Los sistemas de gestión de información con los que podemos encontrarnos en nuestra organización pueden estar basados en documentos en papel totalmente, exclusivamente electrónicos o también podemos localizar sistemas híbridos. Analizar los sistemas existentes. En esta etapa se identifica en qué medida estos sistemas satisfacen las necesidades de evidencia de nuestra organización. Preparar un informe como resultado de la anterior identificación y análisis. Consiste en recoger los puntos anteriores en un informe global antes de que se vaya a comenzar a diseñar o rediseñar los sistemas existentes. PASO E: IDENTIFICACIÓN DE ESTRATEGIAS PARA SATISFACER LOS REQUERIMIENTOS EN MATERIA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS El objetivo de este paso es determinar cuáles serían las políticas, normas, etc. Seguiremos 4 etapas: Etapa 1. Investigar las distintas estrategias a aplicar para la gestión de documentos. Podemos hablar de cuatro enfoques que pueden ayudar a la organización a satisfacer sus requerimientos de gestión de documentos. En primer lugar tenemos un enfoque basado en políticas, estrategia que implica el establecimiento y promulgación de principios que ejerzan influencia en la gestión de documentos dentro de la organización. En segundo lugar tenemos un enfoque basado en el diseño, es decir, aplicado principalmente a los componentes técnicos de los sistemas de gestión de documentos. En tercer lugar tenemos un enfoque de implementación específica, que consiste en el desarrollo de una configuración de software y hardware. Puede ser intrusiva o invisible. El personal debería recibir una formación continua. En cuarto lugar tenemos un enfoque de desarrollo e implementación de normas, ya sean para el almacenamiento de documentos, normas de aplicación, etc. Identificar las estrategias más adecuadas a nuestras necesidades de gestión de documentos. Evaluar los factores que pueden apoyar o poner freno a la adopción de estas estrategias. Adoptar la estrategia más adecuada lo mejor suele ser adoptar una solución mixta. PASO F: DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Un buen sistema necesitará una infraestructura de apoyo adecuada. En su creación podremos decidir revisar las políticas y procedimientos relacionados con la gestión de documentos, mejorar la funcionalidad de los sistemas de gestión de información e incrementar la formación de los responsables de la gestión de documentos, desarrollar e implementar un nuevo sistema de gestión para áreas de alto riesgo de nuestra organización y para la organización en su totalidad. A lo largo de esta etapa tendremos que ir comparando los elementos del diseño con los requerimientos de gestión, preguntando a los usuarios sobre los elementos que les afectan y haciendo los cambios de diseño oportunos hasta que queden satisfechas estas necesidades. PASO G: IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Se trata de una tarea compleja de acometer, con una alta responsabilidad e inversión económica. PASO H: REVISIÓN POSTERIOR A LA IMPLEMENTACIÓN. EVALUACIÓN DEL SISTEMA Y COMPROBACIÓN DE LA VIABILIDAD DEL MISMO. Este chequeo se realizará de forma periódica con el fin de subsanar posibles deficiencias.
Su finalidad es la coordinación de las normas nacionales, en consonancia con el Acta Final de la Organización Mundial del Comercio, con el propósito de facilitar el comercio, facilitar el intercambio de información y contribuir a la transferencia norma iso 15489 tecnologías. Podremos recavar esta información identificando la organización y su contexto administrativo, legal, normativo y comercial e identificando la cultura corporativa. Resulta necesario identificar los documentos que serán destruidos o eliminados definitivamente del sistema documental. Identificar y documentar cada función, actividad y transacción. El proceso consta de tres etapas: Etapa 1. If you have any questions or suggestions regarding the accessibility of this site, please.
